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La productividad es uno de los conceptos más importantes en la administración de empresas. Por esta razón, conocer los factores que la afectan es siempre vital y urgente. Pero identificar claramente la diversidad de causas que juegan a favor o en contra de la productividad no es tarea fácil. Para lograrlo, es necesario tener a mano un modelo práctico que permita clasificarlos.

Como su nombre lo indica, la productividad tiene que ver directamente con la producción, pero siempre en relación con la eficiencia. Por lo tanto, elevar la productividad significa producir más con el mismo consumo de recursos, invirtiendo lo mismo en materiales, mano de obra, tiempo, etc.

Por ejemplo, uno de los factores que más afecta la productividad y en el que comúnmente se piensa es la aplicación de una nueva tecnología de producción, es decir, nuevas máquinas más eficientes. Pero hay muchos otros factores tan importantes como la tecnología que tienen que ser identificados y evaluados.

Para ordenar de forma más comprensible todo lo que afecta la productividad es muy práctico tener en cuenta la siguiente clasificación:

Podría parecer que los factores internos son iguales a los factores propios, y que los factores externos son lo mismo que los factores ajenos, pero se verá que son diferentes. Para entenderlo hay que visualizar a la empresa como un sistema, un equipo, una tribu, un universo, un conjunto. De esta forma, se entiende que muchos factores están dentro de la empresa y además le pertenecen, pero también que algunos están adentro y no son propios.

En la vida cotidiana estos 4 factores rara vez se presentan aisladamente, por lo cual es necesario subrayar que tienen una interrelación entre sí y que es esa combinación, en definitiva, lo que afecta la productividad. En este sentido, se pueden distinguir las siguientes parejas: los factores internos-propios, los factores internos- ajenos, los factores externos-propios, y los factores externos-ajenos.

1. Factores internos-propios: pueden ser el personal, la organización interna de la empresa o el modelo de negocio. Aunque muchas veces los trabajadores son señalados como el factor interno y propio que más afecta la productividad, en realidad lo es la gestión administrativa.
2. Factores internos-ajenos: son aquellos que suceden internamente pero que dependen de un servicio exterior, por ejemplo, el servicio de Internet en la empresa o el sistema de alcantarillado y aguas instalado en la empresa y que depende del acueducto municipal.
3. Factores externos-propios: están afuera de la empresa pero tienen una relación muy cercana con ella y le afectan directamente, por ejemplo, materiales de producción que se compran a un proveedor.
4. Factores externos-ajenos: son los más lejanos a la cadena productiva, y solo afectan la productividad de la empresa indirectamente; entre ellos están las políticas gubernamentales, la fortaleza de la moneda nacional en el mercado internacional, las condiciones de seguridad nacional, entre otras del mismo estilo.

En todos los casos, los factores internos son los más fáciles de modificar por la empresa. La flexibilidad en el horario, la duración de la jornada laboral, hacer video-conferencias en vez de viajes, son ejemplos de factores internos que están al alcance y que rápidamente se pueden modificar.

Por el contrario, los factores externos-ajenos son generalmente inmodificables por la empresa, por ejemplo, los días festivos en un país afectan la productividad pero son muy difíciles de modificar. Están fijos por ley. En este sentido, solo una gran empresa podría tener la capacidad de influir sobre algunos factores externos. Por ejemplo, las grandes empresas que generan electricidad, que explotan gas, agua o petróleo tienen una importante incidencia sobre los países y podrían influir sobre las políticas relacionadas con los recursos naturales y el medioambiente.

Las empresas pequeñas no tienen acceso a niveles de negociación tan altos. No obstante, debido a su organización menos compleja su capacidad para adaptar los equipos de trabajo internos, las jerarquías o la flexibilidad del horario es mucho mayor.

En conclusión, para mejorar la productividad es necesario empezar identificando de dónde vienen los factores que la influyen. Situarlos bajo un cuadro de mando o un gráfico donde se vean claramente ayuda a tener bajo control qué estrategia seguir. Por lo tanto, sirve de base para el análisis de causas y acciones para controlar el uso de recursos y la productividad en un periodo determinado.