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Hoy os queremos hablar sobre la productividad y cómo la podemos evaluar cuando nos demoramos demasiado tiempo en finalizar un proyecto.

Da lo mismo si eres el director de proyectos de una compañía, un desarrollador independiente o un diseñador: todos necesitamos saber cuándo el trabajo tiene que estar terminado y si el tiempo que utilizamos fue el apropiado; o lo que es más importante, si fue productivo. ¿Quizás pasamos demasiado tiempo haciéndolo? ¿Cómo podemos saberlo si no lo evaluamos?

Así es como comienza la investigación sobre la gestión de proyectos, las hojas de cálculo y el software de seguimiento temporal. Admitámoslo: todos hemos usado alguna vez un documento Excel, o introducido una aproximación de las horas dedicadas en el calendario, o incluso nos han obligado a introducir las horas a posteriori en una aplicación horrible. Sin embargo, esa no es la manera de saber realmente cuánto tiempo dedicamos a un proyecto.

Como usuario regular de software de gestión del tiempo, creo que son muy útiles únicamente si no nos hacen perder nuestro tiempo mientras contabilizamos el tiempo: esto significa un software fácil y simple, y posiblemente rápido y agradable (esto ayuda mucho).

Te permite planificar organizar tareas: únicamente puedes medir la productividad de un proyecto si lo organizas primero; por ejemplo, haciendo listas de cosas por hacer o estimando el tiempo deseado para completar una tarea. Simplemente utiliza el sentido común.

Puedes realizar la tarea a tiempo. Por supuesto es conveniente añadir las entradas de tiempo manualmente si no lo pudiste hacer mientras estabas con la tarea, pero es mucho más acertado usar un cronómetro para saber el tiempo exacto que utilizaste para hacer algo. ¡Si no pregúntale al señor Bolt si los segundos cuentan!

¡Tienes que ver las luces rojas! No, no me refiero a Ámsterdam, quiero decir la información más importante: si un proyecto está tomando más tiempo del inicialmente planeado para terminarlo, enciende la luz roja y haz algo para solucionarlo.

Cuando hagas este proceso por segunda vez, podrás ajustar las estimaciones de tiempo (y los correspondientes presupuestos) y mejorar tus marcas añadiendo eficiencia a tus proyectos.