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En el mundo de la gestión de proyectos la precisión de los conceptos puede tener consecuencias importantes en la productividad de una empresa. De esta forma, la Eficiencia, la Eficacia y la Efectividad son tres conceptos que, aunque muy cercanos, guardan cierta distancia. Aplicarlos (y entenderlos) correctamente tiene un impacto positivo en el desarrollo de los proyectos y determina el éxito de una empresa.
Algunas reflexiones para comprender mejor la relación y diferencias en este trío: las necesidades de los clientes determinan y definen las características de los productos y los servicios; por otro lado, el grado de eficiencia, eficacia y efectividad determina el uso de los recursos, el proceso productivo, la calidad del producto y también la satisfacción del cliente.
Por tanto, una forma práctica de aclarar estos tres conceptos es preguntarse si los aplicamos o no:

1. ¿Soy eficiente?
   La manera en que se gastan los recursos en el proceso productivo determina la eficiencia. Por eso, soy más eficiente cuanto mejor aprovecho los recursos.
   Muy atrás ha quedado el gran descuido de producir o prestar servicios de cualquier manera o a cualquier coste; el “cómo” es una variable prioritaria. La eficiencia es necesaria y aprovechar al máximo los recursos es uno de los principios básicos de la productividad y la gestión de proyectos. La eficiencia está pues del lado de los recursos, incluso de los recursos humanos, del tiempo y de los procesos. Así que lo contrario de la eficiencia es el derroche.
2. ¿Soy eficaz?
   La eficacia no mira tanto el cómo, sino la finalidad. Soy eficaz si cumplo los objetivos que he establecido en el cuadro de mando de mi empresa o proyecto. En toda empresa impera la necesidad de cumplir los objetivos, entre los cuales se pueden destacar, básicamente, dos: producir y vender. Y, dicho de una forma simple, más ventas significan más clientes. Y más clientes y mejor calidad, significa más clientes satisfechos. Es por esto que, tan claro como el agua, la eficacia apunta siempre hacia la calidad y la satisfacción del cliente.
3. ¿Soy efectivo?
   Parece que no hay más espacio para establecer diferencias entre estas palabras, pero, tal vez, la efectividad es la más interesante de las tres. Ser efectivo es cumplir los objetivos (ser eficaz) a través del mejor método y el más económico (ser eficiente). Esto quiere decir satisfacer las necesidades del cliente a través del uso más óptimo de los recursos. La efectividad es la combinación ideal entre eficacia y eficiencia.

¿Es posible ser únicamente eficaces o eficientes? Parece que sí, pero esto no será suficiente para que empresas y proyectos sobrepasen el umbral de lo “aceptable”. Es posible ser solo eficaz, pero ¿es deseable? Claro que no. De hecho, ser muy bueno cumpliendo los objetivos, pero malgastando los recursos (incluyendo el tiempo), puede ser más costoso que no cumplirlos.

En una frase:
La importancia de la efectividad puede resumirse con una frase muy sencilla: Hacer lo correcto correctamente.
Hacer lo correcto es entregar el producto o el servicio según las cualidades y calidades prometidas, en el tiempo acordado, bajo las circunstancias definidas y respondiendo a las necesidades identificadas de los clientes. Esto es ser eficaz. Hacerlo correctamente es seguir siempre los mejores métodos y procesos para aprovechar los recursos de la forma más rentable posible, sin desperdicios. Esto es ser eficiente.

Según la famosa frase de Peter Drucker, el gurú del management: “no hay nada tan inútil como hacer eficientemente lo que no se necesita”. Que cada quien la interprete según su experiencia.

Bonus track: efecto, eficacia, eficiencia, efectividad

Si al final queremos comprender de dónde viene la cercanía entre los tres conceptos mencionados, tenemos que ir a su base: la palabra “efecto”. Efecto viene del latín effectus, participio del verbo efficere que significa completar. Completar tareas y cómo completarlas, de eso es lo que estamos hablando, de eficacia y eficiencia.