Wudatime

Cada día nuevo de trabajo se presenta como una lista demasiado larga de tareas y demasiado poco tiempo para lograr poner el check a todas ellas. Como contamos en anteriores entradas de nuestro blog, la organización es la clave para optimizar nuestro tiempo. Pero no solo tenemos que hacer listados precisos de lo que vamos a hacer (que ya es de gran ayuda), sino que es necesario que tengamos en cuenta nuestra predisposición a hacerlas.

Nuestras energías van variando a lo largo del día. ¿A quién no le ha pasado creerse el rey del mundo a primera hora de la mañana empezando a tope y, en cambio, perderse entre las líneas de la pantalla cuando se va el sol?

Para que no nos gane el cansancio hay dos palabras clave: energy management, o lo que es lo mismo, gestión y control de nuestra energía. Cada persona es un mundo y debemos conocernos bien para maximizar nuestras capacidades en nuestros mejores momentos del día y también saber sacarle provecho a nuestras horas más dispersas.

Por lo general, nuestras energías van decayendo a lo largo de la jornada. Por eso, una buena forma de ordenar nuestra maravillosa lista es la siguiente:

1. Trabajo duro. Realiza a primera hora de la mañana aquellas tareas que requieran más atención, creatividad y, en definitiva, un fuerte estruje de la cabeza. Después de un buen desayuno nuestra mente se encuentra más despierta y ágil, así que es el momento perfecto para hacer el trabajo duro. Eso puede ser tanto planear la estrategia como desarrollar nuestros proyectos. Saber priorizar teniendo en cuenta cuándo nuestra mente y nuestro cuerpo funcionan mejor nos hará aumentar la productividad.
2. Auge de la comunicación. Se acerca el mediodía y ya empiezas a oler el recuerdo del tupper delicioso que te preparaste. Cuando está más cerca la hora de comer, empezamos a estar más distraídos. Pero no te preocupes. Al gusanillo también se le puede sacar partido. En lugar de vagabundear por la oficina e ir a hablar con tus compañeros, ¿por qué no aprovechar para hacer aquellas llamadas, responder emails o preparar la presentación para impresionar a aquél cliente tan preciado? En estas horas nos encontramos despiertos y con ganas de comunicarnos después de una intensa mañana de duro trabajo con nosotros mismos.
3. Tareas ligeras y preparación. Las últimas horas de la jornada son siempre críticas y, a menudo, tenemos la vista y la mente cansada. Es un buen momento para realizar tareas que no pidan demasiado de nuestra cabeza, por ejemplo, aquellas que requieran una repetición de la misma acción. Nos va a ser útil tener una lista de “tareas de baja energía”. Entre ellas pueden estar: ordenar nuestro espacio de trabajo – tanto físico como virtual -, mirar algún tutorial sobre trucos de aplicaciones o software con el que trabajamos usualmente, hacer copias de seguridad, clasificar nuestra agenda de contactos, etc.

También es importante que no olvidemos revisar el trabajo hecho haciéndonos preguntas: ¿Hemos acabado las tareas que nos propusimos? ¿Hace falta que revisemos los tiempos que asignamos a cada tipo de trabajo? ¿El tiempo para los descansos ha sido apropiado?

• Por último, también es un buen momento para planificar la jornada siguiente: hacer una nueva lista de tareas, revisar los horarios y fijarnos en tenerlo todo preparado para las reuniones. De esta manera perderemos menos tiempo cuando lleguemos de nuevo al trabajo y podremos sacar el máximo provecho a nuestras horas más creativas.

Para que estos trucos de organización nos sean útiles, es importante tener en cuenta un elemento muy importante: los descansos. Sin ellos nuestra planificación es poco realista y será difícil dar el máximo de nosotros mismos. Es preferible dar un tiempo más corto a los descansos y hacer más, que intentar estar concentrado demasiado tiempo y luego necesitar largos descansos que nos descentran. La frecuencia entre cada uno de ellos varía a lo largo de la jornada. Seguramente, a principio de la mañana no hace falta parar tantas veces pero por la tarde no nos preocupemos si debemos parar cada hora y media. Aunque no lo parezca, así rendiremos más.

La clave de todo esto está en subordinar tu tiempo a tu energía. Si además de tener una lista de tareas bien detallada, la ordenas de manera que va a ser posible llevarla a cabo, tu productividad en el trabajo se va a disparar.
Así que recuerda, para aprovechar la jornada: empieza por aquello que sabes hacer mejor, por tus trabajos más complejos y creativos. Continua saciando tus ganas de hablar cumpliendo con tus relaciones públicas. Por último, realiza las tareas más ligeras y repetitivas. Ah! Y, antes de cerrar la luz, déjalo todo listo para no malgastar tus pilas recargadas el día siguiente.