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A menudo, la construcción reunión de trabajo va asociada a aburrimiento, cansancio y tensión. Las reuniones se alargan, siempre. Y eso es un hecho constatado. La conversación se anima, salen más propuestas de las que estaban previstas, surgen nuevos puntos de vista y así no hay quien ponga punto y final. Si bien es positivo que en las reuniones de trabajo cada uno exprese su opinión y se debata, también puede resultar negativo si ese debate se eterniza hasta el punto que crea malestar entre los asistentes. Ejercer un buen liderazgo en la reunión, dinamizar las discusiones y acortar las intervenciones de los participantes es fundamental para que todos salgan contentos y no bostezando. Existen un par de aplicaciones para que tus reuniones sean más productivas, como Worklife o Do. No obstante, a continuación, te proponemos una serie de consejos para que nadie salga de esos encuentros de trabajo con un bostezo gigante y con cara de pocos amigos:

1. Sé riguroso con el orden del día. La lista de los temas a tratar debe ser sagrada, para bien y para mal. Si sale algún tema que no está propuesto en el orden del día, posponedlo para la próxima reunión. Por otra parte, hay que tratar todos los temas de principio a fin: que no quede nada en el tintero.
2. Que todos hablen. La participación de todos los asistentes es fundamental para crear un buen ambiente. Todo el mundo debe expresar su punto de vista. Si bien es cierto que hay personas más habladoras y con más iniciativa, es importante que des la palabra a todos los participantes. Que nadie se quede sin algo que decir.
3. Pero que nadie hable más de la cuenta. Hay personas que toman la palabra y no la dejan: exponen minuciosamente sus puntos de vista y monopolizan la reunión. Evita que nadie se alargue más de la cuenta, ya que creará malestar. Se educado y cortésmente pasa el turno de palabra a otra persona. Intenta hacerlo de manera discreta, que la persona que está hablando no se lo tome a mal: que te corten en medio de una discusión es un poco violento. Hazle entender que todos tienen derecho a exponer su punto de vista y que si queda tiempo al final de la reunión, podrá volver a coger el turno de palabra.
4. Que no se eternice la pausa-café. El descanso en una reunión de trabajo es importantísimo, para coger fuerzas y para desconectar. Sin embargo, esas pausas suelen alargarse. Hay asistentes que aprovechan para hacer llamadas, para salir a fumar o para enviar ese mail urgente que se han olvidado de enviar a primera hora. Deja claro el tiempo de la pausa y a qué hora se debe estar de vuelta.
5. Controla los tiempos. Asigna tiempos a los temas que hay que tratar y contrólalos. Si un tema reviste más importancia, dale más tiempo, pero que no se haga eterno. Intenta pasar las cuestiones poco importantes por alto y que los asistentes no expongan con detalles que no vienen al cuento. Programa la reunión de acuerdo al tiempo del que dispones.
6. Se estricto con la puntualidad. Para empezar y para acabar, se puntual. Intenta que los saludos iniciales entre asistentes no se alarguen in eternum y se estricto con la hora prevista para el fin de la reunión. Si se alarga más de la cuenta, los asistentes no saldrán contentos de ella. Todo el mundo se quiere ir a casa después de un duro día de trabajo.

Piensa que siempre estarás a tiempo de alargar una reunión, aunque como dice el refranero: lo bueno, si es breve, dos veces bueno. Intenta que las reuniones que lideras sean de calidad, ajustadas a lo realmente importante y dejando de lado todo lo superficial. Tus trabajadores lo agradecerán y se irán a casa con la sensación de haber sido productivos y eficaces. El tiempo es oro, mucho más en horas de trabajo.